Assistenz der Geschäftsleitung/ Executive Assistant - Vollzeit (m/w/d)

Du möchtest nicht einfach nur organisieren, sondern Verantwortung übernehmen und ein wachstumsstarkes Unternehmen aktiv mit gestalten? Dann bist du bei uns genau richtig.

Als rechte Hand der Geschäftsleitung bist du die zentrale Schnittstelle unseres Unternehmens. Du hältst unserem Geschäftsführer den Rücken frei, koordinierst eigenverantwortlich Projekte, triffst fundierte Entscheidungen im Rahmen deiner Aufgaben und sorgst dafür, dass wichtige Themen zuverlässig und effizient umgesetzt werden.

Wir suchen keinen klassischen Sachbearbeiter (m/w/d) – wir suchen eine Persönlichkeit mit Organisationstalent, unternehmerischem Denken und dem Anspruch, Dinge eigenständig voranzubringen. Wenn du strukturiert arbeitest, Verantwortung übernehmen kannst und auch in dynamischen Situationen den Überblick behältst, freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Aufgabenbereiche:

• Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsleitung

• Terminplanung, Kalenderverwaltung und Reiseorganisation

• Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Protokollführung

• Eigenständige Korrespondenz mit Kunden, Partnern und Mitarbeitenden

• Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen

• Organisation und Koordination interner Projekte

• Überwachung von Fristen und Nachverfolgung offener Aufgaben

• Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und externen Ansprechpartnern

• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben

• Bearbeitung und Ablage von Dokumenten sowie Pflege digitaler Daten

• Planung und Organisation von Veranstaltungen, Schulungen oder Firmenevents

• Unterstützung im Personalwesen (z. B. Bewerbungsmanagement, Onboarding, Terminorganisation)

• Unterstützung im Rechnungswesen (z. B. Rechnungsvorbereitung, Belegmanagement)

• Optimierung und Weiterentwicklung interner Prozesse

• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Unternehmensinformationen

• Allgemeine Büroorganisation und Sicherstellung reibungsloser Abläufe

• Bereitschaft für Reisen, Begleitung von internationalen Events

"Unsere Branche ist dynamisch. Deshalb wünschen wir uns eine Persönlichkeit mit hoher Einsatzbereitschaft und Flexibilität, die in wichtigen Projektphasen auch einmal außerhalb der regulären Arbeitszeiten Verantwortung übernimmt – selbstverständlich mit entsprechendem Ausgleich."

Bei der Copterpro GmbH verfolgen wir ein klares Ziel: Gemeinsam bauen wir das führende Drohnen-Unternehmen Deutschlands aus. Dieses Ziel erreichen wir durch Verantwortungsbewusstsein, Verlässlichkeit, Disziplin und den Anspruch, jeden Tag hervorragende Arbeit zu leisten.

Dich erwartet ein professionelles Arbeitsumfeld mit klaren Strukturen, schnellen Entscheidungswegen und einer leistungsorientierten Unternehmenskultur. Wenn du zuverlässig arbeitest, Verantwortung übernimmst und Ergebnisse lieferst, erhältst du die Möglichkeit, dich fachlich und persönlich kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Moderne Arbeitsplätze, ein faires und leistungsgerechtes Gehalt sowie attraktive Zusatzleistungen – darunter leistungsbezogene Boni, Gutscheine und hochwertige Kaffeevollautomaten und modernste Arbeitsplätze – sind für uns selbstverständlich.

Wir suchen Menschen mit Verantwortungsbewusstsein, einer strukturierten Arbeitsweise und dem Willen, gemeinsam mit einem starken Team langfristige Erfolge zu erzielen. Wenn du einen sicheren Arbeitsplatz in einer zukunftsorientierten Branche suchst und Wert auf klare Erwartungen, gegenseitige Verlässlichkeit und ein leistungsorientiertes Umfeld legst, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Wenn DU weitere Informationen zu unserem Unternehmen und der Karriere bei Copterpro haben möchten, finden du diese hier: www.karriere.copterpro.de

Gehalt: 4.500 Euro pro Monat (brutto)
Weiterentwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten in den nächsten Jahren sind vorhanden.
Die Einarbeitungsphase: Digitales Onboarding und zeitnahe Integration in Projekte

Wir bieten:

• Sicherer Arbeitsplatz: Jede Person, die wir einstellen, soll langfristige Kariere Chancen erhalten. Das Ziel jeder Einstellung ist eine unbefristete Übernahme. Die Übernahmequote liegt aktuell bei über 95 %.

• Tolle Arbeitsatmosphäre: Der Umgang untereinander ist sehr kollegial und professionell. Wir arbeiten motiviert und unterstützen uns gegenseitig.

• Gute Vergütung & Karrierechancen: Über die nächsten Jahre wird sich der Markt weiter entwickeln und neue Chancen bieten. Daher benötigen wir weitere Experten und/oder Führungskräfte.

• Hochwertiger Arbeitsplatz: Unsere Arbeitsplätze sind auf dem höchsten Niveau. Wir arbeiten mit hochwertigen PC’s, automatisierten Systemen und neuster Technik!

• Teilnahme an nationalen Veranstaltungen: Wir als Unternehmen sind mit unserem Team regelmäßig auf relevanten Messen, Kongressen und Events unserer Branche vertreten und das sowohl auf nationaler, als auch internationaler Ebene. Als Mitglied unseres Teams erhältst du Zugang zu diesen Events und direkten Kontakt zu wichtigen Persönlichkeiten in der Branche.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation

• Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Position

• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und eine strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise

• Hohes Maß an Eigeninitiative sowie die Fähigkeit, selbstständig Entscheidungen vorzubereiten und Aufgaben eigenverantwortlich umzusetzen

• Unternehmerisches Denken und die Fähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen

• Diskretion, Loyalität und ein absolut vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen

• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten sowie ein sicheres und professionelles Auftreten

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse

• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und digitalen Arbeitsprozessen

• Belastbarkeit, Flexibilität und die Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick zu behalten

• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Hands-on-Mentalität

• Führerschein der Klasse B

• Bereitschaft, in wichtigen Projektphasen auch über den klassischen Büroalltag hinaus Verantwortung zu übernehmen